Лайфхак: Как Учить Удаленных Сотрудников Создавая Инструкции

В офисных пространствах принято больше говорить, чем писать. Удобно заскочить в кабинет, позвонить, озвучить голосом мысль сидящему рядом. А глаза сразу выловят реакцию понятно ли. Но минус — сказанное исчезает ровно с окончанием вашей фразы и следующий раз, нужно повторять снова.

В удаленных командах чаще документируют и даже некоторые звонки записывают. Ради прозрачного обмена информацией в команде, без цели кого-то подловить, как было бы в больших корпорациях.

Золотая функция создания руководства — это способ обучения нового человека в команде с экономией времени обучающего.

Лайфхак состоит в том, чтобы открыть ноутбук, и создать инструкции. Изложить в документах то, что бы вы рассказали новому сотруднику: о компании, кто есть кто, как найти контакты, как установить почту и рабочие приложения, как планировать отпуск. О его задачах, что от него требуется, как и когда отчитываться.

Я некоторое время работала на компанию в Гонг Конге. Я помогала клиентам регистрировать их бизнес, открывать банковский счет, сделать аудит. Понимала ли я что-то в этом? Ничего. Но у меня были подробные документы с ответами на все случаи жизни. Как только я обнаруживала пробел, мы обновляли информацию.

И второй пример. Мой друг решил “достать” себя из бизнеса. Но не мог — слишком много знает. Даже для самых элементарных процессов ему необходимо быть. Он создал подробные документы и теперь на любой вопрос может ответить: “прочитай тут [ссылка]”.

Инструкции подходят также, если вы ожидаете что-то от своих коллег и думаете, они залезут к вам в голову. Напишите мысли в файле, что должно быть сделано и какой результат ожидается. Подробно. Отправляйте ссылку и не ждите телепатических способностей вашей команды. Именно таким способом удобнее ставить и получать задачи при удаленной работе.

Как технически сделать?

Google Doc или документы на вашем сервере. Они должны находиться в одном месте. Когда файл будет изменяться, с доступом по ссылке откроется последняя версия.

  1. Первый документ содержит список руководств. Дробите их на файлы, на каждую задачу отдельно. А в Table of Content прикрепите ссылками. Так быстрее открывать нужную часть, чем листать том в 200 страниц.

2. Используйте имиджи со стрелками и комментариями. Для screenshots мне нравится бесплатный Jing (для Mac): зажала две клавиши, выделила экран, нарисовала стрелку Ctrl+C, Ctrl+V — готово.

3. Пишите настолько подробно, чтобы и ребенку было понятно.

4. Чтобы не запутаться в файлах, я приучила себя использовать папочки Bookmarks в верхней части Chrome.

Еще не все. Руководства сохраняют знания в компании при смене ключевых персон. Если вас покидает сотрудник, попросите его написать инструкции по его основным задачам.

Из недостатков. Написание требует терпения и усидчивости. Придется послать лень и структурировать до мелочей известную информацию. Пишите постепенно, по одной в день, к примеру. Но потратив время один раз, сэкономит вам множество часов после, а новому человеку не потребуется отвлекать окружающих с элементарными вопросами.